Szanowni Państwo,

Poprosimy o sporządzenie i przesłanie oferty, która będzie zawierała cenę za 1000 sztuk, zawierające wszystkie koszty związane z ewentualną obsługą tego zamówienia.

Przebieg zapytania ofertowego:

• Zbieranie ofert
• Negocjacje
• Inwentaryzacje testowe (w okresie 09.2025)
• Wybór dostawcy

Okres inwentaryzacyjny: I kwartał roku, od poniedziałku do piątku, po zakończeniu pracy salonu

Liczba obiektów do inwentaryzacji: 70 salonów (stanowi to ok 20% sieci) w pierwszym roku, z możliwością zwiększenia w kolejnych latach udziału do nawet 80%. Szacunowa ilość towaru do przeliczenia to ok 2,8 mln sztuk

Weryfikacja świadczonej usługi na podstawie:

• Dokładności (na podstawie korekt w trakcie inwentaryzacji oraz wykonywanych bezpośrednio po inwentaryzacji,
• Terminowości realizacji (zakończenie przed otwarciem salonu dla klientów),
• Bieżące i rzetelne raportowanie,
• Poziom satysfakcji salonów (na podstawie ankiet uzupełnianych przez salony na zakończenie inwentaryzacji).

Zapas w salonach: Średni zapas, to ok 40 – 50 tysięcy sztuk produktów per salon. Minimalny zapas w salonie to ok 30 tysięcy sztuk, a maksymalny zapas to ok 150 tysięcy sztuk.

Planowanie Harmonogramu: IV kwartał poprzedzającego roku (z możliwością zmiany harmonogramu w nagłych przypadkach).

Referencje: przy składaniu oferty należy obligatoryjnie załączyć referencje od innych usługobiorców

Raporty dostarczane przez EMPIK:

• Baza produktów znajdujących się w salonach – baza zawiera ok 1,5mln produktów (Barcode, Indeks w bazie Empik, Nazwa, Branża, grupa, Cena sprzedaży) – aktualizowana codziennie, udostępniona na dedykowanym serwerze,
• Raport stanów w danym salonie (format danych jak w bazie produktów, z dodatkową informację o zapasie danego indeksu w salonie) – dostarczany przez inwentaryzowany salon do 2h po zakończeniu pracy salonu w dniu inwentaryzacji.

Proces w salonie:

• Firma inwentaryzacyjna odpowiada za podzielenie salonu na strefy (np. każda półka to osobna strefa) oraz oklejenie ich indywidualnymi oznaczeniami (Ticket) – pracownik Empik weryfikuje poprawność oklejenia oraz wyznacza strefy nie do skanowania,
• Skanowanie pojedyncze (SINGLE) na większości produktach. Na pogrupowanych produktach np. pędzle, kartki okolicznościowe, dozwolone skanowanie zbiorcze (MULTI),
• Rekontrole zinwentaryzowany stref zarówno przez firmę inwentaryzacyjną, jak i przez pracowników Empik – procent rekontroli do ustalenia w kolejnym etapie,
• Kolejność skanowania według schematu branżowego, np. na początek książki i muzyka, później prasa i Delikatesy, a na końcu Artykuły Papiernicze – szczegółowa kolejność do ustalenia w późniejszym etapie,
• W przypadku kodów, których nie ma w bazie inwentaryzacyjnej, ale znajdują się fizycznie w salonie, powinien zostać stworzony proces dodania takich produktów (wraz z ograniczeniem, aby system przyjmował tylko 8-cyfrowe kody)
• W przypadku branży prasa – możliwość usunięcia starych numerów czasopism, które zostały zeskanowane, ale nie powinny już znajdować się na salonie
• Każdy wychwycony przez pracowników Empik błąd skanowania powinien być potwierdzony przez pracownika firmy inwentaryzacyjnej
• Wszystkie rozbieżności powyżej 500 zł na plus lub minus powinny być zweryfikowane przez pracownika firmy zewnętrznej

Raporty w trakcie inwentaryzacji:

• Raport rozbieżności per branża – sortowalny po nazwie oraz rozbieżności ilościowej i/lub wartościowej – w raporcie powinny znaleźć się: Barcode, indeksy w bazie Empik, Nazwa, Branża, Grupa, ilość według raportu stanu, ilość przeliczona, rozbieżność ilościowa, rozbieżność wartościowa, strefy, w których zeskanowano dany produkt oraz ilość danego produktu zeskanowana w danej strefie,
• Raport TOP i FLOP największych rozbieżności ilościowych i wartościowych bez podziału na branże.

Raporty dostarczane na koniec inwentaryzacji oraz odkładane na dedykowany serwer, do którego dostęp otrzymają osoby zajmujące się proces inwentaryzacji w Empik:

• Plik wynikowy z przeliczonymi produktami i ilościami (przykład znajduje się w załączeniu do niniejszego zapytania ofertowego),
• Raport szczegółowy wszystkich przeliczonych stref,
• Raport szczegółowy produktów, które znajdują się tylko na magazynie,
• Raport produktów, których nie było w bazie produktowej, ale były fizycznie w salonie i zostały dodane do pliku wynikowego,
• Raport rekontroli przeprowadzanych przez Empik i Firmę inwentaryzacyjną (% rekontrolowanych stref, ilość zrekontrolowanych stref i produktów oraz % dokładności)
• Raport korekt wykonanych w procesie inwentaryzacji (ilościowo oraz % do całości przeliczonego asortymentu, ogółem i z podziałem na branże)

Raporty zbiorcze narastająco, aktualizowany minimum raz na tydzień (optymalnie raz dziennie):

• Przeliczone sztuki per salon
• Poziom dokładności per branża (ogółem i per branża)
• Raport rekontroli per salon (% rekontrolowanych stref przez Empik i firmę inwentaryzacyjną)
• Raport korekt wykonanych per salon (ilościowo oraz % do całości przeliczonego asortymentu, ogółem i z podziałem na branże)
• Raport produktów, które nie znajdowały się w bazie towarowej, ale były fizycznie zeskanowane w salonach
• Raport per salon produktów z rozbieżnościami powyżej 500zł